Allgemeine Geschäftsbedingungen
für Aussteller & Partner der Smart City Werkstatt DIGITAL

Geregelt sind die Miete von virtuellen Messeständen sowie Vortragsslots im Rahmen der Smart City Werkstatt DIGITAL zum Zwecke der Präsentation von Produkten und Leistungen. Auch Zusatzleistungen, die in diesem Rahmen erbracht werden, unterliegen diesen AGB.
Der Teilnehmer bestätigt, dass er mit der Teilnahme als Aussteller, Sponsor oder Speaker der Smart City Werkstatt DIGITAL gewerbliche Ziele verfolgt und diese Vereinbarung in seiner Tätigkeit als Unternehmer (im folgenden „Teilnehmer“) mit der zur Durchführung der Veranstaltung von der sig Media GmbH & Co. KG (Rechteinhaber), beauftragten dialog.e gmbh, Köln (im Folgenden „dialog.e“ bzw. „Veranstalter“ genannt) trifft.

Die konkrete Leistungsbeschreibung ergibt sich aus diesen Teilnahmebedingungen und den Angaben im Anmeldeformular. Angebote der Smart City Werkstatt DIGITAL auf Anfragen sind freibleibend und unverbindlich.

Die Veranstaltung Smart City Werkstatt DIGITAL wird von dialog.e veranstaltet und findet online vom 10. bis 11. November 2020 im Internet statt. Darüber hinaus bleibt die Veranstaltung als Archiv für Besucher bis zum 10. Dezember 2020 im Internet abrufbar.

1. Zustandekommen des Vertrags

1.1 Der Teilnehmer bestellt mit der Übersendung des vollständig ausgefüllten elektronischen Anmeldeformulars einen virtuellen Messestand sowie zugehörige Leistungen gemäß Beschreibung.

1.2 Die Smart City Werkstatt DIGITAL AGB werden vom Teilnehmer mit der Online Anmeldung verbindlich anerkannt. Die Anmeldung ist für den Teilnehmer bindend. Der Vertrag zwischen dem Teilnehmer und dialog.e kommt mit der Ausfertigung und Zustellung der rechtsverbindlichen Auftragsbestätigung durch die dialog.e an den Teilnehmer zu Stande. Die Zustellung der Auftragsbestätigung erfolgt postalisch und digital als pdf mit E-Mail. Zum Nachweis der korrekten Zustellung reicht das E-Mail-Versandprotokoll.

2. Leistungen der Smart City Werkstatt DIGITAL

2.1 Der Teilnehmer erhält nach Vertragsabschluss und Zahlung der Teilnahmegebühr den Zugang zu seinem virtuellen Messestand. Die Stände werden gemeinsam mit der Veranstaltungs-Plattform metyoo Conferencing GmbH, Berlin gestaltet. Die Zuweisung der Position des virtuellen Messestands im virtuellen Ausstellungsbereich und im Messekatalog erfolgt durch den Veranstalter dialog.e. Der Teilnehmer hat keinen Anspruch auf eine bestimmte präferierte Platzierung seines Messestands.

2.2 Nach Vertragsabschluss erhält der Teilnehmer folgende Leistungen der Smart City Werkstatt DIGITAL:

  • Überlassung des virtuellen Messestands ab Vertragsschluss bis einschließlich 11. November 2020
  • Kontaktdaten aller Besucher seines virtuellen Messestands nach Ende der Veranstaltung
  • Neutrale editierbare Standtemplates als PSD Dateien (Photoshop) für die Gestaltung seines individuellen Messestandes
  • Je nach Buchung des Paketes -1 Speaker-Slot während der Smart City Werkstatt DIGITAL
  • Anmelde- und Teilnehmerliste zu seinem Vortrag im Rahmen der Smart City Werkstatt DIGITAL inkl. Kontaktdaten der Teilnehmer
  • Einbindung eines Kontaktformulars am virtuellen Messestand
  • Weitergehende Leistungen werden vom Veranstalter kostenpflichtig angeboten.

Weitere Leistungskonkretisierungen ergeben sich aus den einzelnen Teilnehmer-/Partnerpakten wie auf der Webseite unter www.smart-city-werkstatt.de beschrieben

2.3 Der Teilnehmer hat auf eigene Kosten sicherzustellen, dass er die technischen Voraussetzungen für seine Veranstaltungs-Beteiligung erfüllt. Insbesondere stellt er sicher – sofern er einen Online Vortrag plant – dass er alle Voraussetzungen erfüllt, um seinen Vortrag im Rahmen der Webkonferenzen pünktlich und reibungsfrei abzuhalten.

2.4 Nach Erhalt der Auftragsbestätigung werden die Teilnehmer durch E-Mailings über weitere Einzelheiten der Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Messe und der Webkonferenzen unterrichtet.

2.5 Die Vorträge im Rahmen der Smart City Werkstatt DIGITAL werden vom Veranstalter aufgezeichnet und für die Dauer der Veranstaltung gespeichert. Der Teilnehmer gewährt dem Veranstalter das vollumfängliche Recht, diese Aufzeichnungen – oder Teile davon – allen Besuchern bis zum Ende der Veranstaltung kostenfrei zur Ansicht zur Verfügung zu stellen sowie für folgende Veranstaltungen als Werbemedium zu nutzen.

2.6 Um einen Vortrag im Rahmen der Smart City Werkstatt DIGITAL zu halten ist es zwingend erforderlich, an einer der vom Veranstalter organisierten Online-Generalproben teilzunehmen, um den organisatorischen Ablauf abzusprechen, die Technik zu prüfen und eine Einweisung in die Nutzung der Konferenz-Plattform zu erhalten. Nimmt der Teilnehmer nicht an einem der angebotenen Termine zur Generalprobe teil, verliert er seinen Anspruch auf einen Vortrag im Rahmen der Veranstaltung sowie auf den Erhalt der Anmeldedaten der Besucher.

3. Pflichten des Teilnehmers bei optischer und inhaltlicher Gestaltung und Betrieb des virtuellen Messestands

3.1 Für sämtliche Inhalte seines virtuellen Messestands, seien es z.B. Texte, Grafiken, Verlinkungen, Katalogeinträge oder Konferenz-Ankündigungen trägt der Teilnehmer die alleinige Verantwortung, Rechte Dritter nicht zu verletzen. Er stellt den Veranstalter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Ausführung des Auftrages erwachsen. Der Veranstalter ist nicht verpflichtet, Eintragungen und Inhalte daraufhin zu überprüfen, ob sie Rechte Dritter beeinträchtigen oder ob sie den wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Sollten Dritte Ansprüche gegen den Veranstalter wegen der rechtlichen bzw. wettbewerbsrechtlichen Unzulässigkeit des Eintrages geltend machen, so stellt der Teilnehmer den Veranstalter von sämtlichen geltend gemachten Ansprüchen einschließlich sämtlicher Kosten notwendiger Rechtsverteidigung auf erstes Anfordern frei.

3.2 Wenn ein Live-Chat genutzt wird, verpflichtet sich der Teilnehmer, während der gesamten Laufzeit der Smart City Werkstatt DIGITAL, den Live-Chat an seinem virtuellen Messestand in der „Messe-Öffnungszeit“ online zu besetzen und in dieser Zeit Anfragen von Besuchern zu beantworten.

3.3 Der Teilnehmer gestattet dem Veranstalter die Verwendung seines Logos sowie die von ihm im Rahmen der Veranstaltung bereitgestellten Informationen und Medien zum Zwecke von Werbemaßnahmen für diese und zukünftige Veranstaltungen.

4. Anmeldebestätigung, Stornierung der Teilnahme

4.1 Sollte eine wirtschaftliche Durchführung der Smart City Werkstatt DIGITAL aufgrund zu geringer Teilnehmerzahlen unmöglich sein, kann der Veranstalter vom Vertrag zurücktreten und die Veranstaltung absagen. Der Veranstalter wird dann die Teilnehmer umgehend informieren und eventuell bereits gezahlte Teilnahmegebühren abzüglich der bis zum Absagetermin bereits nachgewiesenen Leistungen rückerstatten. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, soweit der Veranstalter nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last liegt.

4.2 Muss die Smart City Werkstatt DIGITAL aufgrund nicht vorhersehbarer höherer Gewalt abgesagt werden, tragen die Vertragspartner ihre bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Kosten selbst.

4.3 Eine Stornierung oder ein Vertragsrücktritt ist nach Erhalt der gültigen Auftragsbestätigung durch den Teilnehmer ausgeschlossen.

5. EU DSGVO

5.1 Im Rahmen der Veranstaltung erhebt der Teilnehmer persönliche Daten der Besucher – somit unterliegt der Teilnehmer den Pflichten der EU DSGVO und muss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Veranstalter treffen. Eine entsprechende Vereinbarung wird dem Teilnehmer mit der Anmeldebestätigung zugesandt.

6. Zahlung und Fälligkeit

6.1 Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

6.2 Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung zur Zahlung fällig. Gerät der Teilnehmer in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 5% p.a. einzufordern.

6.3 Erst nach Zahlungseingang der vollständigen Teilnahmegebühr erhält der Teilnehmer den Zugang zur Veranstaltungsplattform, über die der virtuelle Messestand verwaltet wird. Der Veranstalter behält sich vor, diesen Zugang zu sperren, wenn der Rechnungsbetrag nicht bis zum unter 6.2 genanntem Fälligkeitstermin auf dem Konto des Veranstalters eingegangen ist.

6.4 Fertigstellung des virtuellen Messestands durch den Teilnehmer
Der Teilnehmer bestätigt, dass er seinen virtuellen Messestand bis zum 03. November 2020 sowohl grafisch, als auch mit Inhalten befüllt. Der Veranstalter behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs und der Nicht-Befüllung den virtuellen Messestand des Teilnehmers zu deaktivieren. Der Zahlungsanspruch der vollständigen Teilnahmegebühren bleibt hiervon unberührt.

6.5 Einreichung der Vorträge für die Smart City Werkstatt DIGITAl
Der Teilnehmer bestätigt, dass er Titel und Kurzbeschreibung seiner Fachvorträge samt einem Foto des Referenten/ Speakers bis spätestens zum 01. Oktober 2020 einreicht. Der Veranstalter behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs dem Teilnehmer sein Anrecht auf den Speaker-Slot zu entziehen. In Absprache mit dem Veranstalter können Titel, Beschreibung und Referent nach dem 01. Oktober 2020 im Ausnahmefall verändert werden.

7. Sonstiges

7.1 Der Veranstalter behält sich Änderungen und Ergänzungen sowie alle Rechte ausdrücklich vor.

7.2 Dieser Vertrag und sämtliche Verpflichtungen, die sich daraus ergeben, unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Köln. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch nicht die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen berührt. An ihre Stelle soll eine angemessene Regelung treten, die der Absicht der unwirksamen oder fehlenden Bestimmung am ehesten entspricht.

 

Köln, 15. Mai 2020